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Normas para un uso eficaz del correo electrónico

Al revisar los temas del libro sobre comunicación que estoy escribiendo, me he dado cuenta de lo mal que gestionamos una herramienta que utilizamos a diario y de la que, en muchas ocasiones, dependen aspectos importantes de nuestra vida profesional.

Por ello, me he propuesto compartir algunas sencillas pautas que pueden contribuir a hacer más fluida nuestra comunicación a través del correo electrónico:
 
  • Céntrate en un solo tema por correo.

  • Que quede absolutamente definido en el asunto. Si su enunciado es demasiado largo, equívoco o farragoso, quizá no pase el filtro. 

  • Con un estilo sencillo, escueto y al grano. Respeta el tiempo de tu interlocutor y piensa que los correos se leen (y contestan) cada vez más en dispositivos móviles.

  • Piensa en una carta profesional para darle el tono preciso: educado y con un grado de formalidad que se adecue al destinatario, al contexto, al contenido…
En este punto, siempre es mejor pecar por exceso que por defecto.
 
  • La ortografía, el respeto de las reglas gramaticales, las tildes… no son optativos. El uso de mayúsculas para destacar determinados pasajes, prohibido (casi por ley).

  • Cuídate de los fondos y letras de colores, los emoticonos, las animaciones, los sonidos… salvo que te dediques al diseño o al mundo del espectáculo.

  • Para temas complejos, delicados o que despierten pasiones, olvídate del correo electrónico. Jamás lo utilices cuando estés enfadado; es fácil refugiarse en el teclado pero más difícil hacer frente, posteriormente, a lo que se ha escrito. 
 
Así que deja reposar el mensaje, tómate tu tiempo, adquiere cierta distancia y, cuando lo vuelvas a leer, seguro que cambias de opinión.
 
En este mismo sentido, huye del sarcasmo y la ironía. Sin poder percibir el tono de voz o ver la cara de tu interlocutor, es fácil malinterpretarlos.
 
Y si tienes que felicitar de forma sincera a alguien, el correo electrónico tampoco es la mejor opción. Hazlo en persona o prueba con una nota manuscrita.   
 
¿Qué otros aspectos incluirías? ¿Has tenido alguna experiencia que refrende o contradiga estas pautas?
          
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